Organizacijski pristopi pri spoprijemanju s stresom
Objavljeno: 25. 11. 2021
Avtor: doc. dr. Ana Arzenšek, univ. dipl. psih., slika: freepik.com
Vsako podjetje se kdaj znajde v obdobju, ki ga zaznamuje več sprememb in negotovosti. Morda je to obdobje povezano z organizacijskimi ukrepi, ali pa z življenjsko stisko katerega od zaposlenih. Podjetja so v takšnih obdobjih pred posebnimi preizkušnjami. V najslabšem primeru vodstvo v zvezi s stresom ne naredi nič in občutja zaposlenih pomete pod preprogo. V obdobjih stresa je neprimerno tudi zmanjševanje pomena ali celo zasmehovanje tistih zaposlenih, pri katerih se stres kaže v bolj izraziti obliki. V prispevku podajamo pet nasvetov, kako lahko vodje in kadroviki bolje ravnajo v obdobjih stresa v organizaciji.
Odgovorni za kadre pogosto niso dovolj usposobljeni za odkrivanje kandidatov, ki so za določeno delovno mesto bolj/manj primerni, posebej, ko gre za mehke kompetence, kamor sodi tudi spoprijemanje s stresom. Za razliko od trdih kompetenc (npr. tehnično znanje) je mehke kompetence težje preverjati skozi zaposlitveni razgovor. V pomoč pri tem so veščine postavljanja vedenjskih vprašanj na razgovoru. Vedenjska vprašanja naslavljajo pretekle situacije soočanja s stresom, v katerih se je kandidat znašel v svoji dosedanji karieri ali drugje v življenju, pri tem pa nas zanima, kako je situacijo reševal. Osnovna predpostavka vedenjskih vprašanj je, da nekaj, kar je kandidat v preteklosti že (ne)uspešno rešil, dobro napoveduje njegovo ravnanje v prihodnjih podobnih situacijah. Primeri vedenjskih vprašanj, ki se dotikajo kandidatove zmožnosti za spoprijemanje s stresom:
- Opišite situacijo, ko ste na prejšnjem delovnem mestu doživljali visoko mero stresa. Kaj vam je bilo najbolj stresno? Kako ste se takrat odzvali?
- Kako ste reagirali, ko ste nazadnje morali v kratkem času nujno urediti veliko stvari in se vam je zelo mudilo?
- Opišite dogodek v prejšnji službi, ki je za vas bil posebej neprijeten. Kakšna je bila vaša vloga pri tem? Kako se je situacija razrešila?
Poleg postavljanja vedenjskih vprašanj na zaposlitvenem razgovoru je posebej priporočljiva tudi uporaba psihološkega testiranja v procesu kadrovanja.
2. Usposabljanje zaposlenih o pomenu skrbi zase in spoprijemanja s stresom
Eden od osrednjih ciljev projekta Star vital je prav usposabljanje zaposlenih za boljšo skrb zase. Tudi številni drugi projekti in programi ponujajo kakovostne vsebine, ki so zaposlenim v pomoč pri spoprijemanju s stresnimi situacijami na delu in zunaj njega. Večkrat, ko bodo zaposleni imeli priložnost slišati vsebine o osebnem razvoju in bolj kot bo tem vsebinam naklonjeno vodstvo, lažje jih bodo sprejeli.
3. Realno postavljanje ciljev pri delu
Ena od osrednjih nalog vodij je postavljanje delovnih ciljev. Nerealni, neoprijemljivi, prelahki ali pretežki cilji predstavljajo za zaposlene breme. Zato je za vodje ključno, da se naučijo postaviti in komunicirati delovne cilje, ki bodo dovolj specifični, ki jih bo mogoče doseči in ki bodo zaposlenim v izziv. Vodjem je lahko v pomoč tudi akronim SMART cilji – ali so cilji dovolj Specifični? So Merljivi? So dosegljivi (angl. Attainable)? So realistični? In ne nazadnje, so cilji časovno omejeni (angl. Time bound)? Poleg tega je po opravljeni nalogi zaposlenim treba podati tudi povratno informacijo o tem, kako so bili uspešni pri uresničitvi cilja.
4. Izboljšanje notranje komunikacije
Ljudje si različno interpretiramo besede naših vodij. Na primer, ne razumemo enako, kaj pomeni zahteva, ukaz, grožnja, problem, izziv … Vodje morajo ustvariti čim več priložnosti za izmenjavo mnenj in pogovor z zaposlenimi, tudi na štiri oči. Redni letni razgovori so za ta namen veliko premalo. V pomoč je politika odprtih vrat, ki zaposlenim omogoča, da prihajajo k vodji s svojimi težavami, pobudami in pritožbami. Na takšen način se bo med vodji in zaposlenimi sčasoma ustvaril občutek zaupanja, tudi ko gre za osebne stiske. Kulturo pogovora je mogoče tudi ustvariti, če doslej še ni bila del organizacijske kulture.
5. Sprostitveni programi za podjetja
Po stresnih obdobjih je prav, da imajo zaposleni možnost, da si opomorejo. Naj gre za koriščenje dela prostih dni, izobraževanje, celostne programe mentalne in telesne nege, kot so delavnice odvajanja od kajenja, zdrave prehrane, programi vadbe ali za druge ukrepe, najbolj pomembno je, da vodstvo podjetja zaposlenim omogoči počitek. S tem zaposleni tudi dobijo priznanje, da so bili napori, ki so jih vložili v svoje preteklo delo, pomembni in da niso bili spregledani.
1. Večja pozornost pri selekciji kadrov
Spoprijemanje s stresom se začne že pred dejansko zaposlitvijo. Glede na to, da so nekateri ljudje zaradi njihove strukture osebnosti (npr. nizka mera čustvene stabilnosti, zunanji lokus kontrole, nizka prožnost, nesamostojnost …) bolj nagnjeni k doživljanju stresa in se s stresom težje soočajo, je smiselno posebej na bolj izpostavljenih delovnih mestih (managerji, prodajno osebje, zaposleni v klicnih centrih, zaposleni v gostinstvu …) selekciji kadrov posvetiti posebno pozornost. Že v izhodišču je treba izbrati sodelavce, ki so na stres bolj odporni. Odgovorni za kadre pogosto niso dovolj usposobljeni za odkrivanje kandidatov, ki so za določeno delovno mesto bolj/manj primerni, posebej, ko gre za mehke kompetence, kamor sodi tudi spoprijemanje s stresom. Za razliko od trdih kompetenc (npr. tehnično znanje) je mehke kompetence težje preverjati skozi zaposlitveni razgovor. V pomoč pri tem so veščine postavljanja vedenjskih vprašanj na razgovoru. Vedenjska vprašanja naslavljajo pretekle situacije soočanja s stresom, v katerih se je kandidat znašel v svoji dosedanji karieri ali drugje v življenju, pri tem pa nas zanima, kako je situacijo reševal. Osnovna predpostavka vedenjskih vprašanj je, da nekaj, kar je kandidat v preteklosti že (ne)uspešno rešil, dobro napoveduje njegovo ravnanje v prihodnjih podobnih situacijah. Primeri vedenjskih vprašanj, ki se dotikajo kandidatove zmožnosti za spoprijemanje s stresom:
- Opišite situacijo, ko ste na prejšnjem delovnem mestu doživljali visoko mero stresa. Kaj vam je bilo najbolj stresno? Kako ste se takrat odzvali?
- Kako ste reagirali, ko ste nazadnje morali v kratkem času nujno urediti veliko stvari in se vam je zelo mudilo?
- Opišite dogodek v prejšnji službi, ki je za vas bil posebej neprijeten. Kakšna je bila vaša vloga pri tem? Kako se je situacija razrešila?
Poleg postavljanja vedenjskih vprašanj na zaposlitvenem razgovoru je posebej priporočljiva tudi uporaba psihološkega testiranja v procesu kadrovanja.
2. Usposabljanje zaposlenih o pomenu skrbi zase in spoprijemanja s stresom
Eden od osrednjih ciljev projekta Star vital je prav usposabljanje zaposlenih za boljšo skrb zase. Tudi številni drugi projekti in programi ponujajo kakovostne vsebine, ki so zaposlenim v pomoč pri spoprijemanju s stresnimi situacijami na delu in zunaj njega. Večkrat, ko bodo zaposleni imeli priložnost slišati vsebine o osebnem razvoju in bolj kot bo tem vsebinam naklonjeno vodstvo, lažje jih bodo sprejeli.
3. Realno postavljanje ciljev pri delu
Ena od osrednjih nalog vodij je postavljanje delovnih ciljev. Nerealni, neoprijemljivi, prelahki ali pretežki cilji predstavljajo za zaposlene breme. Zato je za vodje ključno, da se naučijo postaviti in komunicirati delovne cilje, ki bodo dovolj specifični, ki jih bo mogoče doseči in ki bodo zaposlenim v izziv. Vodjem je lahko v pomoč tudi akronim SMART cilji – ali so cilji dovolj Specifični? So Merljivi? So dosegljivi (angl. Attainable)? So realistični? In ne nazadnje, so cilji časovno omejeni (angl. Time bound)? Poleg tega je po opravljeni nalogi zaposlenim treba podati tudi povratno informacijo o tem, kako so bili uspešni pri uresničitvi cilja.
4. Izboljšanje notranje komunikacije
Ljudje si različno interpretiramo besede naših vodij. Na primer, ne razumemo enako, kaj pomeni zahteva, ukaz, grožnja, problem, izziv … Vodje morajo ustvariti čim več priložnosti za izmenjavo mnenj in pogovor z zaposlenimi, tudi na štiri oči. Redni letni razgovori so za ta namen veliko premalo. V pomoč je politika odprtih vrat, ki zaposlenim omogoča, da prihajajo k vodji s svojimi težavami, pobudami in pritožbami. Na takšen način se bo med vodji in zaposlenimi sčasoma ustvaril občutek zaupanja, tudi ko gre za osebne stiske. Kulturo pogovora je mogoče tudi ustvariti, če doslej še ni bila del organizacijske kulture.
5. Sprostitveni programi za podjetja
Po stresnih obdobjih je prav, da imajo zaposleni možnost, da si opomorejo. Naj gre za koriščenje dela prostih dni, izobraževanje, celostne programe mentalne in telesne nege, kot so delavnice odvajanja od kajenja, zdrave prehrane, programi vadbe ali za druge ukrepe, najbolj pomembno je, da vodstvo podjetja zaposlenim omogoči počitek. S tem zaposleni tudi dobijo priznanje, da so bili napori, ki so jih vložili v svoje preteklo delo, pomembni in da niso bili spregledani.
